FAQ

Cliënten indelen in groepen

Rechtsbovenin je cliëntenoverzicht staat de button ‘Getoonde Gegevens’. Als deze aanklikt zie je ‘Groepen weergeven’ staan. Bij aanvinken verschijnt in je cliëntenoverzicht onderaan de button ‘Groep toevoegen’.  

Je kunt makkelijk cliënten van de ene naar de andere groep slepen. Elke groep heeft ook zijn eigen dagrapportage, agenda en bestanden. Handig als je documenten wilt delen of bijvoorbeeld een groepsplanning wilt maken.

Groepen worden veel gebruikt om cliënten in te delen uit verschillende woningen, vestigingen, plaatsen of klassen. Ook kun je als je gebruikt maakt van online intakes in Cliendo een groep maken voor ‘Verstuurde intakes’. En je kunt een groep aanmaken om als archief te gebruiken.

 

 

Inrichting op maat

Wij willen dat jouw Cliendo zo goed mogelijk aansluit op jouw werkwijze. Daarom richten wij jouw Cliendo in op maat. Je kunt zelf kiezen welke gegevens je van je Cliënt wilt opslaan in je cliëntvolgsysteem. Hoe kies jij hoe je jouw Cliendo ingericht wilt hebben?  

Optie 1:

Stuur ons jouw bestaande intake formulier en een leeg dossier, wij maken dit na in jouw Cliendo 

Optie 2:

Download dit excel format en het voorbeeld vul het in en stuur het ons op. 

Cliendo Excel format – aanleveren gegevensvelden
Voorbeeld: 3 type velden

In het voorbeeld zie je de 3 types velden waar je uit kunt kiezen. Kort, standaard en lijst. In het excelbestand is elke kolom een tabblad op de pagina ‘Gegevens’ van een cliënt. In elke kolom vul je ook in welke velden / vragen je precies op dat tabblad wilt hebben. Kolom 1 in deze excel staat voor Tabblad Basisgegevens. 

Stuur nadat je een abonnement hebt gekozen de ingevulde excel naar ons op op info@cliendo.com, dan maken wij jouw Cliendo naar wens.

Wat kan niet?

Het is niet mogelijk om bestanden op te slaan in de gegevensvelden. Hier wordt regelmatig naar gevraagd en het kan zijn dat we dit nog gaan toevoegen, voorlopig hebben andere features voorrang. Bestanden van cliënt kun je kwijt onder tabblad bestanden. 

Indien je graag statussen wilt toevoegen, een historisch verloop in beeld wilt brengen of meerdere versies van een document wilt bewaren, raden we je aan om met Clips te werken.

Wat kost inrichting op maat? 

  • Bij jaarafname: € 0. Gratis, voor altijd.   

 

 

Getoonde gegevens

Via ‘Getoonde gegevens’ in je cliëntoverzicht kun je een keuzemenu laden. Hierna kun je kiezen of je groepen wilt weergeven, hoe je cliënten wilt sorteren, en ook welke cliënten je wilt zien.

Bij ‘Getoonde gegevens’ op het tabblad ‘Gegevens’ van je cliënt, kun je selecteren welke tabbladen en welke velden je wilt weergeven voor die cliënt.

 

Koppelingen

Koppelt Cliendo ook met jouw cloud, boekhoud pakket of jouw agenda?   Cliendo heeft momenteel koppelingen met 27 platforms. Van Dropbox tot Google Drive. Deze koppelingen bestaan momenteel: 

  • Je lokale computer
  • Facebook 
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Instagram 
  • URL
  • Flickr
  • OneDrive
  • Gmail (bijlagen, geen e-mails) 
  • FTP
  • WebDAV
  • Box
  • Evernote
  • Alfresco 
  • CloudApp 
  • Amazon AWS
  • Github 
  • Google Image
  • Google Photos 

Hoog op onze prioriteitenlijst staan koppelingen met Google Calendar, Apple Calendar en Outlook Calendar. Deze komen gratis beschikbaar. 

Een koppeling met je boekhoudpakket (Exact, Moneybird, Twinfield, SnelStart, e-boekhouden) is meestal binnen een of twee dagen door ons te realiseren. Dit kost meestal €700 á € 1400. Als er veel vraag is naar een koppeling is deze voor de helft van deze prijs of gratis beschikbaar. Als we een koppeling al gerealiseerd hebben stellen we deze gratis beschikbaar aan alle klanten. 

We koppelen ook met jouw website. Zo kunnen je bijvoorbeeld online intakes afnemen via jouw website, die direct in Cliendo binnenkomen. Zie hiervoor het kopje ‘Online intake versturen’. 

Heb je een andere software of app? Vraag ons of we een koppeling kunnen realiseren, kijken we graag voor je na. 

 

 

Bestanden weergeven

Je kunt eenvoudig een bestand toevoegen aan Cliendo. Een intake, nieuw plan of notulen. Foto, PDF of powerpoint. Sleep het makkelijk van je computer naar Cliendo.

Nadat je het bestand hebt toegevoegd kun je het aanklikken en meteen bekijken, zonder dat je het eerst hoeft te downloaden. 

 

 

Archiveren

Je wilt je cliënten archiveren? Heel simpel. Maak een groep aan, noem deze ‘archief’ en sleep cliënten hierin. Alle informatie blijft bewaard en je kunt cliënten altijd weer terugzetten in een andere groep.

 

 

Tijd registreren

Je kunt tijd registreren in Cliendo als we dat voor jou aanzetten en configureren. Deze functionaliteit is niet beschikbaar in je demo account. 

Tijd registreren in Cliendo werkt als volgt. Open een clip, in de agenda of bij ‘clips’. In de geopende clip staan drie buttons, label, tijd en leden. Als je op de tijd button klikt, kun je een tijd toevoegen. Daarbij verschijnt ook de button ‘tijd registreren’. Als je deze aanvinkt, wordt de tijd opgeslagen. Handig als je bijvoorbeeld per cliënt wilt factureren of wilt zien waar de meeste tijd aan gespendeerd wordt. 


Werk je met verschillende tarieven voor verschillende uren, diensten of cliënten? Deze verschillen kunnen we voor jou toevoegen, zodat bijvoorbeeld een uur gemaakt uur om 23:00 met het juiste tarief wordt berekend. Vervolgens kun je je ingevulde uren exporteren naar een excel bestand of factuur.

De eenmalige kosten voor de opzet zijn afhankelijk van jouw wensen, dit schatten we graag voor jou in. 

 

 

 

Dossiers exporteren

Als je dossiers wilt exporteren kunnen we dat voor je aanzetten. Dit is niet beschikbaar in de demo account omdat we deze zo simpel mogelijk willen houden. Dossiers exporteren is gratis beschikbaar in een pro account. 

Je kunt selecteren voor welke cliënt je welke maand wilt exporteren. Standaard zit in een export het volledige dossier. Van dagrapportage, tot alle velden ingevuld bij gegevens, tot bestandsnamen. 

Download voorbeeld export cliëntdossier  

 

 

Bestanden toevoegen

Als je een bestand wilt toevoegen sleep je deze vanaf je bureaublad makkelijk in de dagrapportage, in een clip of bij bestanden van een cliënt. Een vak zoals dit verschijnt vanzelf: 

 

 

 

Taggen

Wil je je collega een notificatie sturen in Cliendo? Type ‘@’ in een dagrapportage of clip en je kunt een teamgenoot selecteren. 

Je collega ontvangt bericht waar jij hem/haar hebt genoemd en kan meteen naar die locatie toegaan.

 

 

 

Online intake versturen

Als je online intakes wilt kunnen versturen kunnen we dat voor je maken. Je bepaald zelf welke vragen jij wilt stellen aan jouw cliënten. Deze informatie kunnen ze voortaan invullen op hun mobiel, tablet op computer, via een beveiligde link die jij hen verstuurt. 

Zodra de intake door cliënt is verstuurd krijg jij een notificatie in je Cliendo dat die binnen is. Vanaf dat moment staat alle ingevulde informatie in een ingevuld dossier in jouw Cliendo account. 

Hebben we een online intake voor je gemaakt, werkt het als volgt. 

  1. Maak een cliënt aan in Cliendo 
  2. Open cliënt en klik op de dagrapportage op ‘cliënt’ 

  3. Verstuur de intake link via je eigen e-mail naar de cliënt. 

Hoe ziet de intake er voor de cliënt uit? Bijvoorbeeld zo 
De kosten voor het maken van een intake op maat zijn € 400 tot € 700 ex. BTW. 

 

 

2 staps verificatie

2 staps verificatie is een extra beveiliging. Naast je wachtwoord dien je ook een bevestigingscode die is verzonden naar een app op je telefoon in te voeren om in te loggen.

Onze 2 -staps verificatie werkt via de Google Authenticator app. Ga in je account naar ‘instellingen’ -> ‘beveiliging’ en volg de instructies.

  • Nieuwe telefoon? Schakel dan eerst 2-staps verificatie uit met je oude mobiel en zet het weer aan op je nieuwe mobiel. 
  • Telefoon kwijt? Neem met ons contact op. 

 

 

Wachtwoord wijzigen

Je kunt bij instellingen -> beveiliging een nieuw wachtwoord genereren via onze wachtwoord generator.

De wachtwoord generator hebben wij zo gebouwd dat deze zeer veilige, makkelijk te onthouden wachtwoorden genereert. Het kan voorkomen dat er een onwenselijk woord in je wachtwoord staat, daar hebben wij geen invloed op. Genereer simpelweg een nieuw wachtwoord als deze niet bevalt. 

Wil je zelf een wachtwoord kiezen, dat kan nadat je 2-staps verificatie hebt aangezet. 

 

 

 

Cliënt toegang geven tot eigen dossier

Via de button ‘leden’ op de dagrapportage pagina bij je cliënt kun je de cliënt zelf, zijn directe omgeving en in- en externe begeleiders toevoegen. Type het e-mail adres van degene die je toegang wilt geven, voeg zijn naam toe en druk op ‘uitnodigen’. 

In de e-mail die diegene ontvangt, is dit het onderwerp: 

In plaats van Joris staat jouw naam er, de ontvanger weet dus dat het bericht van jou komt. Het kan in een uitzonderlijk geval ook zo zijn dat de ontvanger nog niet van Cliendo heeft gehoord, dus een extra mailtje van jezelf is ook vaak een goed idee. 

Wat ziet de cliënt / degene die is uitgenodigd? 

Deze ziet alles in zijn eigen dossier. Uiteraard geen andere dossiers, tenzij diegene ook expliciet wordt uitgenodigd daar aan deel te nemen. De cliënt kan standaard ook reageren en zijn dossier bewerken. Dit is niet altijd wenselijk – laat het ons even weten als je liever hebt dat cliënten alleen kunnen lezen. 

Wil je dat je cliënt niet alles kan zien dat je over hem/haar schrijft? Maak een cliënt twee keer aan. Eentje deel je wel, de andere niet. 

Wat kost het? 

Een cliënt toegang geven tot zijn dossier is gratis. 

 

 

Rapporteren op doelen

Als je wilt rapporteren op doelen maak je een lijst aan bij clips, van je cliënt. Deze lijst noem je ‘Doelen’. 

Je kunt vervolgens in elke clip collega’s toevoegen, een tijd noteren, kleurlabels toevoegen en updates plaatsen. Wat ook veel voorkomt is dat er meerdere lijstjes worden gemaakt. 

 

 

 

Clips. Wat kan ik daarmee?

Centraal onderdeel van Cliendo is ‘clips’. Een soort digitale post-it’s. Clips kunnen worden aangewend voor veel doeleinden.

Je kunt hierin met elkaar praten, een tijd toekennen, bestanden toevoegen, schrijven op de tijdlijn van de clip en/of een status toevoegen. Je maakt hiermee zeer makkelijk een overzicht.

 

 

 

Doe de tour

Als je een demo account van Cliendo hebt kun je de ingebouwde demo volgen. Klik links bovenaan op je profielafbeelding op ‘Doe de tour’. De tour laat jou op een interactieve manier de 12 belangrijkste functionaliteiten zien in Cliendo. 

 

 

 

Compatibiliteit

Je hoeft niets te installeren om met Cliendo te werken, Cliendo werkt volledig vanuit de cloud. Je kunt er met je inloggegevens vanaf elke computer bij, overal ter wereld. Hoewel wij wel een alert krijgen als je opeens vanuit Tanzania probeert in te loggen, maar dat is vanwege de veiligheid. 

Cliendo werkt momenteel op computers en tablets. We ondersteunen:

  • De grote browsers (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari) in versies vanaf 2015. 
  • Zowel Mac als Windows computers, met besturingssystemen vanaf OSX Lion en Windows Vista. 

Als jouw apparaat niet in deze lijst staat wil het niet zeggen dat het niet werkt. We hebben bijvoorbeeld meerdere organisaties die naar tevredenheid Chromebooks gebruiken om met Cliendo te werken. 

Cliendo werkt nog niet op je mobiel, maar dit is vanzelfsprekend een van de meest aangevraagde mogelijkheden. Bij het ontwerp en de bouw van Cliendo hebben we al rekening gehouden met het geschikt maken voor mobiel. Deze functionaliteit maken wij momenteel en ronden we binnen vijf maanden af. Daarna wordt deze gratis aan iedereen beschikbaar gesteld. 

 

 

Factureren

Het is binnenkort mogelijk om een factuur te sturen met Cliendo. Deze functionaliteit komt standaard beschikbaar voor alle accounts, als je deze wilt gebruiken neem dan even contact met ons om de mogelijkheden te bespreken. 

 

Cliendo is geen volledig boekhoudpakket en heeft niet de ambitie om dit op korte termijn te worden. Je kunt geen BTW aangiftes doen of bijv. kosten categoriseren. Wel kunnen we koppelen met jouw boekhoud pakket. 

 

 

 

 

VECOZO

Wij werken momenteel aan een testkoppeling met VECOZO. Zodra wij goedgekeurd zijn kan deze koppeling live. Ons doel is om deze koppeling eind 2017 beschikbaar te stellen aan al onze klanten, zodat je al je communicatie binnen Cliendo kunt voeren. 

 

 

Privacy en beveiliging

Informatie omtrent privacy en beveiliging vind je op onze privacy pagina. 

 

 

Werken met meerdere mensen in Cliendo

Je kunt heel makkelijk samenwerken met meerdere mensen in Cliendo.  Type op ‘@’ om een collega te taggen en meteen een bericht te sturen. Bekijk de agenda van je collega’s. Zie meteen wie er aanwezig is, en welke taken door wie gedaan moeten worden. 

 

Teamgenoten toevoegen

Stuur ons een mailtje op info@cliendo.com met de naam en e-mailadres van je teamgenoten. Wij voegen ze voor je toe aan jouw account. 

 

Toegangsrechten

Standaard ziet elke account alle cliënten van een organisatie. Het is mogelijk om per account rechten in te stellen, bijvoorbeeld zodat de medische gegevens van een cliënt niet zichtbaar zijn voor dit type account. Je kunt zelf bepalen welke account wat mag zien. 

 

Eigen cliënten 

Cliendo is zo gemaakt dat je naast gedeelde cliënten van een organisatie ook je eigen cliënten kunt beheren, waar niemand anders toegang toe heeft. Dit maakt het zeer eenvoudig voor samenwerkingsverbanden, ZZP’ers en/of mensen in opleiding om met cliënten van meerdere organisaties te werken. 

 

Wat kost het? 

De eerste zes gebruikers kosten € 39 per persoon per maand, de volgende 50 zijn € 29 per maand. Heb je meer dan 56 gebruikers, krijg je een aanbod op maat. 

 

 

Kennisbank

In de kennisbank deel en vind je makkelijk artikelen en informatie met je collega’s en of cliënten. De kennisbank wordt gebruikt als sociaal intranet en als ‘Cliendo-wikipedia’. Bijvoorbeeld door:

  • Een groep ZZP’ers in de zorg, om actuele informatie over regelgeving en handige tips te delen. 
  • Een coachings opleidingscentrum, om materiaal voor alle coaches in opleiding beschikbaar te stellen. 
  • Een thuiszorg organisatie, om informatie en werkwijze ten behoeve van de HKZ certificering bij te houden. 
  • Een orthopedagogiek praktijk, om methodieken en tips te delen binnen de organisatie. 

 

Anonimiseren cliëntgegevens

Je kunt je cliëntgegevens anonimiseren in Cliendo. Er zijn meerdere opties: 

  • We laten het tabblad persoonsgegevens weg of slaan deze informatie op een andere locatie op 
  • We geven alleen bepaalde accounts toegangsrechten tot alle informatie 
  • Gebruik een alias in plaats van echte namen. Veelgebruikte aliassen zijn namen van kleuren, superhelden, dieren of plaatsen. 

 

Incident Meldingen

Melding ongewenst gedrag (MOG) , of Melding Incident (MIC)? 

Per cliënt kun je een lijst aanmaken bij Clips. Hierin kun je een incident melding noteren. 
We kunnen het ook eenvoudig zo maken dat elke cliënt standaard zo’n lijst krijgt, er een centraal incidenten overzicht is én dat de juiste begeleiders een melding krijgen als er een incident is geweest. Dit valt onder inrichting op maat en is inbegrepen bij je abonnement.