ECD implementatie gids

In deze gids leer je hoe je de implementatie van een nieuw ECD goed aanpakt. Deze gids is gebaseerd op onze praktijkervaring in het begeleiden van vele implementaties. De juiste aanpak levert rust, overzicht en tijdswinst op.

Begin met een plan

‘Gewoon beginnen’ werkt prima bij veel taken in de zorg, maar niet bij software-implementatie. Wat succesvolle organisaties wél doen:

• Werken met fases, geen harde deadlines: In plaats van meteen een harde livegangdatum te kiezen, werken succesvolle organisaties in stappen. Zo is er ruimte om dingen aan te passen als het nodig is. Je plant per onderdeel een periode in (bijvoorbeeld 3 tot 5 weken) in plaats van een vaste einddatum. 
• Betrekken mensen met verschillende rollen: Zorg voor input van zorgverleners, administratie, management en ICT. Verschillende invalshoeken voorkomen blinde vlekken in de inrichting en gebruik. 
• Maken duidelijke keuzes over wie wat doet: Wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Wie regelt de formulieren? Wie beheert de rechten? Dit voorkomt dat zaken blijven liggen of dubbel worden gedaan. 
• Bouwen ruimte in voor testen, fouten, feedback en bijsturing: Laat medewerkers oefenen, test op echte apparaten en verzamel actief feedback. Pas op basis daarvan de inrichting aan voor livegang. 
• Hebben een backupplan: Wat als het misgaat? Zorg voor een leesbare backup, houd het oude systeem tijdelijk aan en stel een fallback-scenario op. Voorkom dat je team terugvalt op Word-bestanden of dataverlies riskeert.

Fase 1: Inrichting en voorbereiding

De inrichting is de basis. Richt eerst het cliëntdossier inhoudelijk goed in. Denk aan: 

• Rapportages
• Doelen
• Formulieren
• Rollen en rechten
• Huisstijl
• Externe koppelingen

Checklist: 

• Wat moet er in het dossier staan?
• Welke formulieren gebruiken we?
• Wie mag wat zien of aanpassen?
• Werkt dit ook mobiel?

Fase 2: Continuïteit en datamigratie

De overstap moet soepel verlopen. Dat betekent: werken in twee systemen is tijdelijk soms nodig. 

Belangrijk:

• Zorg voor een leesbare én technische backup
• Houd het oude systeem beschikbaar tot zeker 3 maanden na livegang
• Stel een ‘cut-off’ datum vast waarop alles klaar moet zijn
• Voer eventueel eerst een testmigratie uit

Er zijn drie migratieroutes:

• Handmatig
• Via Excel
• Volledig geautomatiseerd (via dump)

Fase 3: Training

Een goed systeem is pas krachtig als mensen het goed gebruiken. Geef medewerkers daarom een realistische training: 

• Werk met realistische casussen
• Zet rapportages klaar
• Laat ze zelf fouten maken
• Zorg dat teamleiders erbij zijn

Praktisch

• Plan de eerste training vlak voor livegang
• Combineer fysiek en online waar nodig
• Gebruik een buddy-systeem
• Doe na 2-4 weken een check: werkt iedereen zoals afgesproken?

Fase 4: Testen

Test vóór je live gaat. Niet alleen technisch, maar ook functioneel. Manieren van testen:

• Dubbel registreren: Laat een paar medewerkers tijdelijk in beide systemen werken. Zo zie je snel waar iets ontbreekt of fout gaat. 
• Testopdrachten: Laat gebruikers 10 simpele opdrachten uitvoeren, zoals een rapportage schrijven of een cliënt opzoeken. Zo weet je of alles goed gaat. 
• Externe testers: Laat iemand van de administratie, boekhouding of een externe partij meekijken. Zij letten op dingen waar zorgverleners niet aan denken. 
• Live testing: Zie de eerste weken na livegang als extra testfase. Laat ruimte om fouten te vinden en verbeteringen door te voeren. Dat voorkomt frustratie. 

Fase 5: Evaluatie

Na livegang stopt het werk niet. De meeste fouten en vragen komen pas daarna. Aanpak: 

• Verzamel feedback centraal: Richt één vaste plek in waar iedereen feedback kwijt kan. Dat kan een gedeeld formulier zijn, een chatkanaal of een map in Proton. Zo voorkom je dat opmerkingen verloren gaan in losse gesprekken of mailtjes.
• Houd een changelog bij: Noteer alle binnengekomen punten, van kleine wensen tot serieuze fouten. Zet erbij wat er al mee gedaan is en wat nog moet. Zo behoud je overzicht. 
• Bepaal per punt wat ermee gebeurt: Moet het nu meteen opgelost? Kan het wachten? Of is het geen actiepunt? Wees daarin duidelijk. Liever een concreet antwoord dan stilzwijgen.
• Stel ‘train-the-trainer’ rollen in: Wijs 1 of 2 collega’s aan die het systeem goed kennen en intern als vraagbaak dienen. Dat verlaagt de druk op projectleiders en zorgt dat vragen snel beantwoord worden. Ook na livegang blijft ondersteuning belangrijk.

Mensen maken het verschil

Software werkt pas goed als mensen het snappen, ermee durven werken én het nut ervan inzien. Zonder draagvlak geen succesvolle implementatie. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin de juiste mensen te betrekken:

Ambassadeurs:
Dit zijn collega’s die positief zijn over de overstap. Ze proberen nieuwe dingen uit, testen functies, geven eerlijke feedback en helpen anderen op weg. Ze zijn cruciaal voor het enthousiasme in het team en maken het verschil bij de eerste ervaringen met het systeem.

Projectleider:
De spil van het project. Kies iemand die handig is met systemen, overzicht kan houden, goed kan uitleggen en tijd heeft. De projectleider schakelt tussen team en leverancier en zorgt dat de planning klopt en afspraken worden nagekomen. Idealiter is dit iemand die abstract kan denken en hoofd- van bijzaken kan scheiden.

Stuurgroep:
Een kleine groep met mensen die knopen doorhakt en de voortgang bewaakt. Denk aan een teamleider, iemand van kwaliteit, de projectleider en eventueel iemand van ICT. Samen maken zij keuzes, stemmen af en zorgen dat de koers helder blijft.

Meebewegers:
Niet iedereen is meteen enthousiast. Sommige collega’s hebben tijd nodig. Geef deze groep gerichte opdrachten, duidelijke uitleg en extra ondersteuning. Bijvoorbeeld in de vorm van een buddy of mini-training. Hoe beter je hen begeleidt, hoe kleiner de kans dat zij het proces vertragen of afhaken.

Verwachtingen managen

De grootste valkuil is te veel beloven. Werk liever met fases en duidelijke must-haves. Bijvoorbeeld:

• Fase 1: inrichting dossier (ca. 4-6 weken)
• Fase 2: formulieren (ca. 2 weken)
• Fase 3: training en migratie (ca. 2 weken)
• Fase 4: livegang + ondersteuning (ca. 2 weken).

Communiceer duidelijk: 

• Wat moet op dag 1 werken?
• Wat mag later komen?
• Wat kan (nog) niet?

Gebruik de huis-metafoor: het systeem is een huis dat al staat. Je mag de kamers inrichten, maar niet verbouwen.

Veelgemaakte fouten

• Te snel live willen (datum geforceerd)
• Onduidelijke verantwoordelijkheden
• Denken dat de leverancier alles regelt
• Meebewegers negeren
• Denken dat ‘geen vragen’ = ‘iedereen snapt het’
• Geen backupplan

Tot slot: blijf bijsturen

Een implementatie stopt niet op de dag dat je live gaat. Juist daarna begint het onderhoud. Zonder onderhoud versloft het gebruik en raken medewerkers het overzicht kwijt.

• Plan hertraining elke 2 à 3 jaar: Teams veranderen. Mensen vergeten dingen. Nieuwe functies worden vaak niet gebruikt omdat niemand weet dat ze bestaan. Hertraining houdt de kennis op peil.
• Vraag actief naar optimalisaties: Wat kan makkelijker? Welke stappen kosten nog steeds te veel tijd? Laat gebruikers suggesties doen. Kleine verbeteringen leveren vaak veel op.
• Check regelmatig of doelen gehaald worden: Werkt het systeem nog zoals jullie het bedoeld hadden? Zijn de belangrijkste processen echt sneller of beter geworden? Monitor dit elk kwartaal.
• Blijf communiceren over wat beter kan: Creëer een cultuur waarin feedback welkom is. Laat zien dat je luistert en dingen daadwerkelijk oppakt. Dat motiveert gebruikers om betrokken te blijven.
  

Een succesvolle ECD-implementatie is geen sprint maar een reis. Wie blijft bijsturen, haal er jarenlang voordeel uit. 

Meer weten?

Bekijk de aanvullende handleiding of neem contact op via info@cliendo.nl.