Datamigratie een succes maken

De overstap naar een nieuw ECD is een belangrijk moment. De overstap naar een nieuw ECD is spannend. Als de data goed meeverhuist, kun je meteen door. Een zorgvuldige aanpak maakt het verschil.

In dit artikel lees je wat belangrijk is om datamigratie goed te regelen, inclusief praktische tips en valkuilen.

1. Kies de juiste migratiemethode

Er zijn drie routes:

• Handmatig migreren: geschikt bij weinig dossiers of wanneer je opschoont. Arbeidsintensief, maar controleerbaar.

• Migratie via Excel: ideaal als je gegevens gestructureerd kunt exporteren en importeren. Vereist goede mapping.

• Geautomatiseerde migratie (datadump): voor grote en complexe datasets. Efficiënt, maar vraagt afstemming en technische expertise.

Welke methode je kiest, hangt af van:

• De hoeveelheid data
• Technische mogelijkheden van je oude systeem
• Budget en tijd
• Interne capaciteit

2. Werk stapsgewijs: het migratieproces

Een geslaagde migratie volgt altijd uit deze fases: 

• Inventarisatie: bepaal welke gegevens over moeten (NAW, rapportages, planning, etc.) en hoeveel dossier er zijn. 
• Systeem klaarmaken: zorg dat de nieuwe software is ingericht en klaar om data te ontvangen. Denk aan rechten, velden en groepen. 
• Mapping: leg vast waar elk gegeven uit het oude systeem naartoe moet in het nieuwe. 
• Testmigratie: Doe een proefmigratie in een aparte omgeving. Controleer volledigheid, leesbaarheid en logica. 
• Acceptatie: geef pas akkoord als alles klopt. Nog niet tevreden? Dan bijsturen. 
• Livegang: lever de definitieve set aan. Alles wat daarna komt, moet handmatig over. 

3. Denk aan het cut-off moment

Tijdens de migratie geldt een duidelijk punt: wat erna komt, gaat niet automatisch mee. Plan dit moment bewust. Laat het hele team weten wanneer dat is. Houd daarna rekening met tijdelijk dubbel registreren. 

4. Juridisch en privacy: dit moet geregeld zijn

• Zorg voor schriftelijke toestemming van oude en nieuwe leverancier. 
• Jij blijft verantwoordlijk voor de juistheid van de data. 
• Voldoe aan AVG: versleuteling, logging, bewaartermijnen, dataminimalisatie. 
• Richt gebruikersrechten goed in. 

5. Eén kans: zorg dat het in één keer goed gaat

Een migratie doe je maar één keer. Zodra het nieuwe systeem live is, kun je niet zomaar opnieuw starten. Fouten en ontbrekende data zijn lastig te herstellen. 

Zorg voor een gestructureerde voorbereiding:

• Controleer vooraf of alle data compleet en correct is.
• Maak een lijst van wat niet wordt overgezet.
• Stem het exacte moment van migratie af met leverancier en team.
• Geef pas groen licht na controle door zorg, administratie én ICT. 

Extra tips: laat ook na de migratie iemand verantwoordelijk zijn voor een finale check. Soms ontdekt je pas in de eerste week live dat er iets ontbreekt. Hoe eerder je dit ziet, hoe beter je nog kunt bijsturen. 

6. Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Bij vrijwel elke datamigratie komen we dezelfde valkuilen tegen. Ze lijken klein, maar hebben grote impact op het succes en de rust in je organisatie. Hieronder de belangrijkste fouten en hoe je ze voorkomt:

• Te laat beginnen: start eerder dan je denkt nodig te hebben. 
• Geen testmigratie: zonder test ontdek je fouten pas als het te laat is. 
• Oude systeem te snel afgesloten: houd dit nog even aan als vangnet.
• Geen duidelijke projectleider: zonder regie verlies je overzicht. 

Extra aandachtspunt: onderschat nooit het effect van een verkeerde mapping. Als bijvoorbeeld rapportages in verkeerde tabs verschijnen of data aan de verkeerde cliënt gekoppeld is, herstel je dat niet zomaar. Goed testen en dubbelchecken is geen luxe, maar noodzaak. 

7. Betrek de juiste mensen

Migratie is meer dan alleen ICT. Data raakt de hele organisatie. Door vanaf het begin samen te werken met collega’s uit verschillende teams, maak je betere keuzes en zorg je voor breed draagvlak. Zo leg je samen een sterke basis voor de overstap.

Betrek: 

• Zorgprofessionals (voor inhoudelijke validatie van dossiers en formulieren)
• Administratie (voor juistheid van rapportages, facturatie en declaraties)
• Kwaliteit (voor het waarborgen van audittrail, compliance, documentatie)
• Leverancier (voor technische checks en uitvoering van de migratie)

Door mensen vroegtijdig mee te laten denken, voorkom je verrassingen tijdens én na de migratie. 

8. Communiceer en train

Zorg dat iedereen weet: 

• Wat de migratie inhoudt en waarom deze nodig is.
• Wanneer die precies plaatsvindt, inclusief voorbereiding en nazorg.
• Wat ze wel en niet moeten doen in aanloop naar, tijdens en na de livegang. 

Leg helder uit wat er tijdelijk verandert in het werkproces en wat er verwacht wordt van de medewerkers. Geef duidelijke instructies over tijdelijk dubbel registreren: in welk systeem registreer je wat en wanneer stap je definitief over?

Plan daarnaast gerichte training rondom de livegang. Laat mensen oefenen met herkenbare casussen in het nieuwe systeem. Zo voorkom je onzekerheid en fouten in de eerste weken. 

Tot slot

Een succesvolle datamigratie is technisch, maar vooral organisatorisch werk. Het vraagt om overzicht, structuur en samenwerking. Als je op tijd begint, de juiste mensen betrekt, kritisch test én duidelijk communiceert, is de kans op een soepele overgang groot.

Zorg dat het niet alleen technisch klopt, maar dat je team er ook echt mee kan werken. Dan is jullie data straks niet alleen overgezet, maar ook bruikbaar, veilig en toekomstbestendig.

Hulp nodig? Stuur een e-mail naar info@cliendo.nl. Wij denken graag met je mee.