Dossierbeheer: cliëntdossiers veilig opslaan deel 2

Concrete tips om je digitale veiligheid sterk te verbeteren, ook voor als je geen techneut bent. In dit deel lees je:

• Waarom updates belangrijker zijn dan je denkt
• Wat de beste antivirusprogramma’s zijn
• Hoe je je harde schijf versleutelt
• Hoe je nooit meer iets kwijtraakt

Gebruik een virusscanner en adware remover 

Een goede virusscanner en firewall zijn essentieel. Gratis opties zijn er genoeg, maar pas op met gratis of illegale downloads, die kunnen je systeem juist kwetsbaarder maken. Sommige gratis software doet zich voor als ‘gratis’, scant dan je systeem en raad dan aan zo snel mogelijk de betaalde versie te gebruiken vanwege alle gevonden virussen. Een bekend voorbeeld van software met een dubieuze reputatie is MacKeeper.

Een goede virusscanner en firewall zijn nog steeds onmisbaar. Deze spelers zijn al jaren bewezen en betrouwbare:

• Bitdefender
• Norton 
• Windows Defender (ingebouwd op windows) 
• Kaspersky 

MalwareBytes is daarnaast een aanrader als aanvullende tool: het spoort adware, spyware en andere ongewenste software op die reguliere scanners vaak missen. Veel mensen schrikken bij de eerste scan – er worden regelmatig tientallen verdachte bestanden gevonden.

Overtreffende trap: helemaal online werken 

Werk je nog met Word-bestanden als cliëntdossier? Dan is overstappen naar de cloud al een flinke verbetering. Bestanden bewaren in OneDrive of Google Drive is veiliger en toegankelijker dan losse documenten op je computer.

Maar het kan nog veel efficiënter.

Waarom zou je cliëntinformatie in een los document zetten? De echte stap vooruit is om rapportages, gespreksverslagen en andere gegevens meteen vast te leggen in een online cliëntdossier. Daar hoort de informatie thuis. Gestructureerd, veilig en met duidelijke toegang per teamlid. Zo voorkom je losse versies, onvolledige registratie en fouten in de overdracht.

Je werkt overzichtelijker, sneller en met minder risico. En je collega ziet direct wat jij toevoegt.

Vrijwel alle informatie die nu in een Word-document wordt gezet, kun je ook direct in een online dossier kwijt. Alleen dan op de juiste plek, met als extra voordeel dat het doorzoekbaar is en automatisch meekomt in de juiste overzichten en rapportages. Denk maar eens in hoe veel tijd je bespaart als je niet meer in losse dossiers hoeft te zoeken om te vinden wat je zoekt. 

Update altijd al je software

Irritant hè, die notificaties dat je weer allerlei updates hebt. Soms moet je zelfs je apparaat herstarten. Maar je kunt updates het best zo snel mogelijk installeren. Hackers maken namelijk meestal gebruik van bekende lekken in systemen om in te breken. En als jouw apparaat niet is geüpdatet zitten die bekende lekken er nog in. Zet dus automatische updates aan waar mogelijk.

Let op: tegen zogeheten “Zero Day Exploits” kun je weinig doen, dit zijn lekken die al wel zijn gevonden door hackers, maar nog niet openbaar zijn. Grote bedrijven betalen soms miljoenen euro’s aan ethische hackers om deze als eerste te horen, zodat ze dit kunnen repareren voordat ze gebruikt worden.

Versleutel je harde schijf 

Zelfs met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie kan iemand met fysieke toegang tot je computer je data uitlezen, tenzij je harde schijf is versleuteld.

Ook al werk je volledig cloud based met documenten of met online dossiers, is het nog steeds wenselijk dat de toegang tot je computers en bestanden goed is geregeld. Stel daarom encryptie in.

Encryptie maakt het onmogelijk om in te loggen op jouw computer of bestanden in te zien zonder jouw wachtwoord. Encryptie zet eigenlijk je computer op slot met een uniek wachtwoord, dat niet gekraakt kan worden. Wel belangrijk: verlies je dit wachtwoord, dan is ook voor jou de toegang definitief weg. Zelfs Microsoft of Apple kunnen je dan niet helpen.

Hoe je encryptie inschakelt op je apparaten veranderd vaker dan dat wij dit artikel updaten, dus we raden je aan om ChatGPT of Google te vragen ‘Harde schrijf encryptie aanzetten stap voor stap artikel’. Aldanniet voorzien van welk apparaat of besturingssysteem je gebruikt. Twijfel je? Dit is wel belangrijk om goed te doen. Je mag ons ook om hulp vragen op info@cliendo.nl.

Tot slot

Met een paar eenvoudige stappen kun je jouw digitale veiligheid al enorm verbeteren. Je hoeft geen techneut te zijn om serieus werk te maken van veilig dossierbeheer. Zorg dat je basis op orde is: tijdig updaten, sterke wachtwoorden, encryptie en cloud based maken echt het verschil.