Een kwaliteitskeurmerk als HKZ, ISO of NEN behalen is voor veel zorgorganisaties een belangrijke stap. Het laat zien dat je professioneel werkt, continu verbetert en voldoet aan landelijke eisen voor veiligheid, kwaliteit en transparantie. Of je nu start met certificering of bezig bent met heraudit: een goede voorbereiding maakt het verschil.

Met deze 7 praktische tips vergroot je de kans op een succesvolle audit én een prettige ervaring voor je team.

1. Beschrijf waar je aan wilt en kunt voldoen

Deze quote van onze consultant voor onze NEN7510 TPM certificering is altijd blijven hangen. 

‘Het gaat met certificering niet om het product zelf. Als je betonnen zwemvesten maakt, kun je ook gecertificeerd worden, als je je eigen proces maar volgt bij de productie ervan’ 

Dat is veelzeggend! Als organisatie bepaal je zelf wat jullie protocollen zijn en waar jullie je aan moeten gaan houden. Maak daarin bewuste keuzes. Wil je het 4 ogen principe introduceren bij controle of bijvoorbeeld of een cliëntendossier compleet is, dan geeft je dat als organisatie houvast. Maar dit zal ook worden gecontroleerd in de toekomst en moet derhalve ook continue worden uitgevoerd. 

2. Doe het voor jullie zelf, niet voor de audit

Een audit draait net zo veel om uitvoer in de praktijk als wat er op papier staat. Je collega’s maken het verschil. Zorg dat zij weten wat er komt kijken bij het keurmerk en hoe zij kunnen bijdragen. Betrek ze bijvoorbeeld bij het opstellen van protocollen of laat ze meedenken bij verbeteracties.

Creëer een bewustzijn in de organisatie dat jullie werkwijzen en protocollen er zijn omdat jullie zo willen werken. Zo ontstaat draagvlak voor het systeem. Dat werkt beter en is motiverende dan ‘het moet van de auditor’.

3. Kies bewust jullie certificering(en)  

Stel jezelf een duidelijke vraag: wat willen jullie certificeren en waarom? Komt het voort als eis van de gemeente, voor samenwerken met partners of vinden jullie het belangrijk om aan cliënten aan te tonen? 

Bedenk dan ook welke certificering het beste aansluit op wat jullie willen bereiken. Stel jezelf de volgende vragen: 

• Wat zijn de lange termijn consequenties van certificering en up to date blijven? 
• Is meerdere certificeringen tegelijk behalen de moeite en kosten waard? 
• Kunnen er juist kosten en processen bespaard worden door alles in 1x te doen? 
• Wat zijn de precieze verschillen tussen bijv. HKZ, ISO 9001, ISO 27001 en NEN7510?
• Draagt dit werkelijk bij aan beter werken en veiligheid, of staat het alleen goed op papier? 
• Welke certificeringen hebben jullie leveranciers zelf al?
• Wat vragen partners, cliënten en leveranciers exact van jullie? 

De laatste is nog een interessant punt. Kiezen jullie voor ISO 27001 als norm voor informatiebeveiliging, maar stelt een samenwerkingspartner expliciet NEN 7510 als eis? Dan kun je nog zo goed uitleggen dat de normen sterk op elkaar lijken — als het niet letterlijk op hun eisenlijst staat, kunnen ze het niet afvinken. En dus voldoe je formeel niet.

ChatGPT en Claude zijn ook redelijk goed in vraagstukken beantwoorden over certificeringen tegenwoordig. Je kunt er alleen helaas niet blind van uit gaan dat wat ze zeggen klopt, dus kijk altijd de bronnen na die ze geven. 

4. Kies de juiste consultant voor certificering

Er zit een gigantisch verschil in consultants voor certificeringen. Wij hebben zelf initiële offertes gehad uiteenlopend van € 12.000 tot € 50.000,- voor hetzelfde werk.

De aanpak van een consultant is van groot belang. Beginnen ze bij het uitleggen van het de complete ISO norm of hebben ze zelf een (ISMS) systeem ontwikkeld waarmee je veel efficiënter kunt werken?

Eén zaak die bijvoorbeeld heel veel efficiëntie oplevert is het opstellen van een Ethische Code voor medewerkers. Hier kun je veel zaken mee stroomlijnen. In plaats van honderden individuele punten vast te leggen zoals bijvoorbeeld ‘Wat als een cliënt niet komt opdagen’, kun je verwijzen naar dat je medewerkers hebben aangevallen zo ethisch mogelijk te gaan handelen.

Tenzij je van certificeren je werk wilt maken, adviseren we met een consultant te werken, wij hebben goede ervaringen met Kader.

5. Gebruik gecertificeerde leveranciers

Als je gaat certificeren, worden ook je leveranciers gecontroleerd. Immers, wat heeft het voor zin als jullie je aan de regels houden, als degene die jullie cliëntgegevens beheert dat niet doet. Let op leveranciers die:

• Zelf de nodige certificeringen hebben
• Automatisch loggen wat je doet
• Een standaard verwerkersovereenkomst aanbieden
• Audits toestaan
• Versiebeheer van documenten aanbieden

6. Bereid je audit praktisch voor

Een auditor kijkt vooral of jij doet wat je belooft. Zorg dat je dat kunt laten zien:

• Werk met voorbeelden uit de praktijk
• Weet waar documenten staan
• Laat collega’s zelf kort uitleggen hoe zij werken
• Laat ook zien wat nog niet perfect is, en wat je daaraan doet

Een open houding werkt vaak beter dan streven naar perfectie. Auditors waarderen eerlijkheid en realisme.

7. Houd het leuk en haalbaar

Een audit hoeft geen stressvolle controle te zijn. Zie het als een kans om stil te staan bij je werk en om te laten zien waar je trots op bent. Benoem successen, vier mijlpalen en betrek het hele team bij de voorbereidingen.

Zeker als je nog geen certificering hebt, kan het proces overweldigend lijken. Maar met een goed plan, betrokken collega’s en praktische tools wordt het haalbaar én waardevol.

Tot slot

Een keurmerk behalen vraagt aandacht, maar levert veel op: vertrouwen bij cliënten, herkenning bij verwijzers en rust in je organisatie. Of je nu kiest voor HKZ, ISO of NEN, met de juiste aanpak wordt het een positieve stap vooruit.

Meer weten over hoe je jouw organisatie slim voorbereidt? Stuur ons een bericht via info@cliendo.nl. We denken graag met je mee.