Dossierbeheer: cliëntdossiers veilig opslaan deel 1

Je doet je huis of kantoor op slot als je weggaat. Maar hoe zit het met je computer en cliëntdossiers? Veel mensen hebben daar eigenlijk nooit echt iets mee gedaan.

Dit artikel gaat over het veilig opslaan van cliëntgegevens. En tegelijk over de bescherming van je eigen documenten, foto’s en andere persoonlijke bestanden.

Hoe groot is de kans dat je gehackt wordt?

De kans dat een hacker jou als individuele zorgverlener als doelwit kiest, is klein. Grote organisaties zijn veel aantrekkelijker. Denk aan datalekken bij bedrijven als Sony en LinkedIn, waar miljoenen klantgegevens zijn buitgemaakt.

Maar hoe het in de praktijk meestal gaat is dat een groot platform doelwit is. Bijvoorbeeld een hoster, webshop of een plug in voor websites. Stel je voor, je koopt iets bij Wehkamp of Bol, en die worden gehackt. Dat zal bij deze twee webshops niet zo snel gebeuren, maar we doen even alsof.

Een hacker kan nu persoonlijke gegevens inzien zoals je adresgegevens. En soms, zeker als de boel niet op orde was, kunnen ze zelfs het wachtwoord zien dat je daar hebt. Als je dat wachtwoord ook op andere plekken zou gebruiken kunnen ze daarmee dan gewoon inloggen.

Gelukkig kun je je eenvoudig veel risico voorkomen met simpele maatregelen. Zie het als het op slot zetten van je fiets: een simpele beveiliging maakt je al een minder interessant doelwit.

Belangrijk om te onthouden

• 100% veiligheid bestaat niet. Zelfs als je alles uit dit artikel toepast, is er altijd een risico.
• Veiligheid gaat ten koste van gemak. Denk aan extra inlogstappen, updates of het moeten onthouden van sterke wachtwoorden. Toch is die moeite het meer dan waard als je bedenkt wat je probeert te beschermen.

1. Zet 2-stapsverificatie aan

Bijna alle grote diensten bieden het aan: een extra stap bij het inloggen. Naast je wachtwoord moet je een code invoeren die naar je telefoon wordt gestuurd. Hierdoor heeft een hacker niet genoeg aan alleen je wachtwoord.

Zet dit minimaal aan voor je e-mail. Want als iemand toegang krijgt tot je mailbox, heeft die persoon in no-time ook toegang tot je andere accounts.

Links om dit in te stellen:

• Google Account
• Apple ID
• Microsoft Account
• Dropbox Account

2. Gebruik overal een ander wachtwoord

Handig hoor, overal ‘Aapje12’ gebruiken om in te loggen. Ook voor anderen, die kunnen met datzelfde wachtwoord meteen overal toegang toe krijgen. Gebruik daarom overal een ander wachtwoord.

Een simpele methode: neem een zin als ‘Iedere morgen rijd ik met de auto’. Pak de eerste twee letters van elk woord: ‘ie-mo-ri-ik-me-de-au’. Voeg daar een cijfer en hoofdletter aan toe: ‘i3-mo-ri-ik-mE-dE-au’

Maak het uniek per dienst. Bijvoorbeeld: voor Facebook voeg je ‘ok’ toe van ‘Facebook’. Dan wordt je wachtwoord: ‘i3-mo-ri-ik-mE-dE-au-ok’.

Of maak het nog veiliger door bijvoorbeeld letters om te rekenen naar cijfers. Maar dat is optioneel.

Overigens, extragratis bonus, we did the math, het is oneindig veel beter om een langer wachtwoord te gebruiken van uitspreekbare namen dan een kort wachtwoord zoals xPo9. Bij elk extra teken neemt het aantal mogelijke wachtwoorden namelijk exponentieel toe.

3. Gebruik een wachtwoordmanager

Als je overal unieke wachtwoorden gebruikt, is het bijna onmogelijk om ze allemaal te onthouden. Een wachtwoordmanager helpt je daarbij.

Voordelen:

• Je hoeft maar één hoofdwachtwoord te onthouden
• Je kunt sterke, unieke wachtwoorden genereren
• Je hoeft ze niet meer handmatig in te typen (wat veiliger is)

Onze 4 favoriete wachtwoord managers zijn:

• Proton: beste voor encrypted opslag en i.c.m. meer Proton tools
• Keychain Acces: beste voor werken met Mac
• 1Password: beste wachtwoord software allround

‘LastPass’ is ook een bekende speler, maar deze raden wij niet aan. Mede omdat ze in het verleden zelf gehackt zijn. En als er nou net één ding is dat je moet voorkomen als je iedereen zijn wachtwoord beheert is het dat wel.

Deel 2

In het vervolg op dit artikel lees je onder andere over de beste virusscanners, het belang van software updates, het versleutelen van je harde schijf en het maken van backups.