Veilig communiceren met je team en cliënten: 21 tools, tips en werkwijzen

Of je nu werkt in de ambulante begeleiding, dagbesteding of praktijkvoering: goede communicatie is essentieel voor fijne samenwerking en sterke zorg. Dagelijks stem je af met collega’s, maak je afspraken met cliënten en deel je verslaglegging. Als je dat veilig en bewust doet, geeft dat rust en vertrouwen.

In dit artikel vind je praktische werkwijzen, handige tools en heldere tips om op een prettige, veilige en professionele manier te communiceren in de zorg.

Waarom veilig communiceren belangrijk is

Als zorgprofessional werk je met persoonlijke en gevoelige informatie. Denk aan diagnoses, medicatie, begeleidingsplannen en persoonlijke verhalen. Die gegevens verdienen zorgvuldige omgang en zijn bovendien beschermd door wet- en regelgeving zoals de AVG en NEN7510.

Wanneer je zorgvuldig communiceert, voorkom je fouten en laat je zien dat cliënten op je kunnen vertrouwen. Het is niet moeilijk, maar vraagt wel aandacht. Gelukkig zijn er veel manieren om het goed én eenvoudig te regelen.

De 5 basisprincipes van veilige communicatie

1. Wees je bewust van wat je deelt. Deel nooit meer dan nodig is. Soms volstaat een algemene update zonder persoonsgegevens.
2. Gebruik veilige kanalen. WhatsApp en Gmail zijn handig, maar niet ontworpen voor het delen van medische of vertrouwelijke informatie.
3. Beveilig je apparaten. Gebruik altijd een toegangscode, update je software en werk via een beveiligde internetverbinding.
4. Log uit als je klaar bent. Klinkt simpel, maar wordt vaak vergeten. Zeker op gedeelde computers.
5. Weet wie toegang heeft. Controleer regelmatig wie er mee kan lezen binnen apps, e-mail of mappen.
   

7 tools voor veilige communicatie met cliënten

1. Zivver – Voor het veilig versturen van e-mails met gevoelige inhoud. Beschikbaar voor Outlook en Gmail.
2. KPN Zorg Messenger – Een chatapp speciaal voor zorgprofessionals, inclusief end-to-end encryptie.
3. Siilo – Biedt veilige communicatie voor zorgteams, inclusief beeldbellen en dossierdeling.
4. VIPLive – Veel gebruikt in de huisartsenzorg. Cliënten kunnen berichten sturen en ontvangen in een beveiligde omgeving.
5. Therapieland Chat – Als je al werkt met Therapieland: ook hun chat is AVG-proof en versleuteld.
6. Zorgmail – De klassieker voor beveiligd e-mailverkeer binnen zorginstellingen.
7. Facetime via MDM-beheer – Bij gebruik van Apple-apparaten kan Facetime via beheerde apparaten wél veilig ingezet worden.

7 tools om veilig samen te werken met collega’s

1. Microsoft Teams (zorgversie) – Ondersteunt veilige chats, videobellen en documentdeling met compliance aan AVG en NEN7510.
2. Google Workspace (Business Plus of hoger) – Documenten en chats zijn end-to-end versleuteld.
3. Nextcloud – Zelf gehoste cloudomgeving, volledige controle over je data.
4. Slack Enterprise Grid – Alleen de enterprise versie voldoet aan de vereisten voor veilige zorgcommunicatie.
5. Zorgportalen van ECD-systemen – Veel ECD’s, zoals Cliendo, hebben veilige interne berichtfuncties.
6. Veilige projecttools zoals Basecamp of Trello – Let hierbij op rechtenbeheer en datalocatie.
7. ZorgPad Communicatie – Minder bekend, maar ontwikkeld specifiek voor interne samenwerking in de zorg.

7 aanvullende tips uit de praktijk

1. Maak duidelijke afspraken over communicatie. Wanneer bel je, wanneer app je, wanneer gebruik je e-mail? Leg dit vast in je team.
2. Werk met een communicatieprotocol. Houd het simpel, maar helder. Bijvoorbeeld: “Nooit dossiers via WhatsApp”.
3. Gebruik geen persoonlijke accounts. Werk met professionele e-mailadressen en accounts die beheerd worden.
4. Bespaar geen geld op veiligheid. Gratis tools zijn zelden veilig genoeg voor zorggebruik.
5. Train je team. Veilig communiceren is geen IT-klus, maar een gedeelde verantwoordelijkheid.
6. Verwijder oude chats en bestanden. Wat je niet bewaart, kan ook niet uitlekken.
7. Gebruik 2-stapsverificatie. Voor al je accounts. Echt. Altijd.

Tot slot

Veilig communiceren hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar vraagt wel aandacht. Kies de juiste tools, maak duidelijke afspraken en blijf kritisch op je eigen werkwijze. Zo zorg je niet alleen voor goede communicatie, maar ook voor vertrouwen bij cliënten, collega’s en jezelf.

Vragen over veilige communicatie of tools die je gebruikt? Neem gerust contact op via info@cliendo.nl. We denken graag met je mee.