Wat kost een ECD?

Wanneer je op zoek bent naar een manier om je cliëntadministratie te vereenvoudigen, ontstaat al snel de vraag: wat kost een ECD precies? Het antwoord verschilt per aanbieder, maar bij Cliendo houden we het graag overzichtelijk. Je betaalt voor het aantal gebruikers en je kunt zoveel dossiers toevoegen als je wilt. Lees hier meer over op de pagina met informatie over de prijzen.

Veel organisaties zoeken naar informatie over ECD kosten om een goede vergelijking te kunnen maken. In dit artikel duiken we dieper in de verschillende prijsmodellen en leggen we uit hoe de totale investering voor een dossier wordt opgebouwd.

Waaruit bestaan de kosten van een ECD precies?

De prijs van een Elektronisch Cliëntendossier kan opgebouwd zijn uit drie onderdelen: de eenmalige startkosten, de maandelijkse licentie en de kosten voor extra diensten.

1. De eenmalige startkosten (implementatie)

Een soepele overstap is de basis voor een succesvolle administratie. Bij veel systemen betaal je voor het inrichten van de software en het overzetten van gegevens. Bij Cliendo is dat anders: wij rekenen geen opstartkosten. Omdat de software intuïtief is ontworpen, zijn langdurige en kostbare trainingstrajecten vaak overbodig; de interface wijst zichzelf. Een korte uitleg of persoonlijke begeleiding bij de start volstaat meestal om je team met vertrouwen te laten werken. Zo ervaar je direct de rust van een goed ingericht dossier zonder dat daar een hoge investering vooraf voor nodig is.

2. Het maandelijkse licentiemodel

Dit is de kern van de kosten van een ECD. Er zijn grofweg twee modellen:

• Betalen per gebruiker: dit is ideaal voor organisaties met veel cliënten maar een compact team. Je betaalt alleen voor de collega’s die daadwerkelijk in de software werken.
• Betalen per cliënt: hierbij maakt het niet uit hoeveel collega’s je hebt, maar betaal je voor elk actief dossier. Dit kan gunstig zijn voor zzp’ers, maar wordt vaak duur zodra de organisatie groeit.

3. Support en updates

Niets is vervelender dan een factuur ontvangen voor elke vraag die je stelt aan een helpdesk of voor het installeren van een update. Controleer daarom altijd of hulp bij vragen en automatische updates (voor veiligheid en wetgeving) bij de prijs inbegrepen zijn. Bij Cliendo is dit bijvoorbeeld standaard onderdeel van de licentie.

Extra mogelijkheden

Naast de basis kunnen er nog extra opties beschikbaar zijn, zoals het op maat laten maken van specifieke formulieren of een VECOZO-koppeling. Deze extra’s zorgen ervoor dat het systeem precies aansluit bij jouw specifieke werkproces.

Wanneer heb je grip op je uitgaven?

Je hebt grip op de kosten zodra het prijsmodel schaalbaar is. Bij Cliendo betaal je per gebruiker en voeg je vervolgens onbeperkt dossiers toe. Zo weet je precies waar je aan toe bent, ook als je volgende maand nieuwe cliënten aanneemt. Er zijn geen verborgen kosten voor support of updates; alles wat je nodig hebt om prettig te werken, zit in de prijs verwerkt.

Waar let je op bij het vergelijken?

Vraag bij het opvragen van offertes altijd naar het ’totaalplaatje’ over het eerste jaar. Let specifiek op:

• Zijn er kosten per module (bijvoorbeeld extra betalen voor een zorgplan of agenda)?
• Moet je extra betalen voor het digitaal laten ondertekenen van documenten?
• Is de helpdesk onbeperkt bereikbaar zonder extra kosten?
• Hoe makkelijk kun je het abonnement aanpassen als je team krimpt of groeit?

Probeer het eerst uit: de waarde van een proefperiode

Een van de beste manieren om te bepalen of de software bij jouw organisatie past, is door het simpelweg uit te proberen. Veel ECD-aanbieders bieden daarom een gratis proefperiode aan. Dit geeft je de ruimte om de functies in je eigen tempo te ontdekken en te zien of de workflow aansluit bij de dagelijkse praktijk van je team.

Bij Cliendo kun je bijvoorbeeld met een proefperiode van 30 dagen alle functies gratis en vrijblijvend testen. Zo ontdek je zonder kosten of risico of het systeem de gewenste rust en het overzicht brengt voordat je een definitieve keuze maakt. Zo’n testperiode is de ideale manier om te kijken of de investering onder de streep ook echt de verwachte tijdsbesparing oplevert.

Veelgestelde vragen

Waar zijn de kosten van een ECD precies van afhankelijk?

De kosten van een ECD worden bepaald door meerdere factoren. Denk aan het aantal gebruikers, de gekozen functionaliteiten, eventuele koppelingen met andere systemen en de mate van maatwerk. Ook zaken zoals support, updates en schaalbaarheid spelen een rol in de totale kosten op de lange termijn.

Zijn er extra kosten naast de licentie?

Naast de licentiekosten kunnen er kosten zijn voor implementatie, training en maatwerk. Het is verstandig om vooraf te vragen naar de totale investering.

Is een ECD ook geschikt voor kleine organisaties?

Zeker! Veel ECD-oplossingen zijn schaalbaar en daardoor ook geschikt voor kleinere organisaties. Omdat je bij Cliendo per gebruiker betaalt, blijven de kosten vaak overzichtelijk.

Mogelijk ook interessant

• Wat is een ECD?
• Wat is het verschil tussen een ECD en een EPD?
• ECD systeem voor de zorg
• Wat is een cliëntvolgsysteem?
• Wat is een zorgdossier?