Wat is een ECD?

Een ECD is een digitaal dossier waarin je alle informatie over een cliënt bijhoudt. De afkorting staat voor Elektronisch Cliëntendossier. Denk aan contactgegevens, afspraken, doelen en de rapportages die je collega’s schrijven. Iedereen die bij de cliënt betrokken is, werkt in hetzelfde dossier. Zo kijk je allemaal naar dezelfde actuele informatie.

De betekenis van ECD

De betekenis van ECD is Elektronisch Cliëntendossier. Het is de digitale opvolger van de papieren map die vroeger in de kast stond. In de zorg en het sociaal domein heet degene die zorg of begeleiding krijgt een cliënt. Daar komt het middelste deel van de afkorting vandaan. Je komt ook de term elektronisch zorgdossier tegen. Het zorgdossier is de inhoud die je over een cliënt vastlegt. Het ECD is het systeem waarin je dat dossier bijhoudt. Hoe zo’n dossier inhoudelijk is opgebouwd, lees je op de pagina over het zorgdossier.

Het ECD in het dagelijks werk

Het ECD is de plek waar je vastlegt wat je doet en wat je afspreekt. Je schrijft er je dagelijkse rapportages in, je houdt doelen bij en je registreert contactmomenten. Omdat alles op één plek staat, hoef je niet te zoeken in losse mappen, mailtjes en Excel-bestanden.

Die ene plek scheelt vooral tijd bij de overdracht. Een collega die na jou begint, leest in een paar minuten wat er speelt. Bij een audit of een verantwoordingsvraag haal je de onderbouwing uit hetzelfde systeem, in plaats van alle stukken achteraf bij elkaar te zoeken.

De drie onderdelen van een ECD

Elke cliënt heeft een eigen dossier. Dat dossier valt grofweg uiteen in drie delen. Die drie delen kom je bij vrijwel elk systeem tegen.

Cliëntgegevens en het netwerk

Hier staan de basisgegevens: contactgegevens, de huisarts en andere betrokken behandelaren. Ook het netwerk rond de cliënt hoort erbij, zoals familieleden en mantelzorgers. In dit deel leg je bovendien vast wie het dossier mag inzien.

Het zorgplan of begeleidingsplan

In dit deel staan de afspraken: welke doelen je met de cliënt hebt gesteld, wie wat doet en wanneer je evalueert. Afhankelijk van de sector heet dit een zorgplan, een begeleidingsplan of een ondersteuningsplan. Wat er precies in zo’n plan hoort, staat op de pagina over het zorgplan.

Rapportages en verantwoording

Aan dit deel schrijf je elke dag. Je legt vast wat je hebt gedaan, wat je opviel en hoe het met de cliënt gaat.

Diezelfde registratie is later je verantwoording: daarmee laat je zien welke zorg je geleverd hebt. Hoe je zo’n verslag kort en bruikbaar houdt, lees je op de pagina over rapporteren in de zorg.

Voor wie is een ECD in de zorg bedoeld?

Een ECD is er voor iedere organisatie of zelfstandige die met cliënten werkt. Je ziet het in de thuiszorg, de begeleiding, de dagbesteding, de gehandicaptenzorg, de jeugdhulp en de GGZ. De omvang van je organisatie maakt daarbij minder uit dan je denkt.

Werk je met een team, dan is het dossier vooral het gedeelde werkgeheugen. Werk je alleen, bijvoorbeeld als zzp’er in de zorg, dan geeft het dossier je structuur en laat je ermee zien wat je hebt gedaan. Kleine aanbieders kiezen vaak een systeem dat ze zelf inrichten, zoals de software voor de thuiszorg van Cliendo.

Het verschil tussen een ECD en een EPD

Naast het ECD bestaat het EPD, het Elektronisch Patiëntendossier. Het onderscheid volgt de scheiding tussen care en cure.

De care richt zich op zorg en begeleiding en spreekt over cliënten. De cure richt zich op onderzoek en behandeling en spreekt over patiënten.

De twee systemen zijn dus niet uitwisselbaar. Een uitgebreidere vergelijking staat op de pagina over het verschil tussen een ECD en een EPD.

Is een ECD verplicht in de zorg?

Er is geen wet die voorschrijft dat je dossier digitaal moet zijn. Wel moet je een dossier bijhouden. Ook moet je richting een zorgkantoor, een gemeente of een zorgverzekeraar kunnen laten zien welke zorg je hebt geleverd.

Daar komt bij dat je een dossier lang bewaart. Hoe lang precies verschilt per sector. Voor een medisch dossier is de bewaartermijn minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging (bron: Rijksoverheid).

Voor begeleiding en ondersteuning gelden eigen termijnen. Ga dus na wat voor jouw werkveld geldt.

De AVG stelt daarnaast eisen aan de beveiliging en aan de vraag wie er precies bij mag. Die eisen bij elkaar krijg je met papier nauwelijks rond. Daarom werkt vrijwel iedereen digitaal.

Waar moet een goed ECD aan voldoen?

Systemen verschillen sterk. Het duurste systeem is niet automatisch het beste voor jouw situatie. Let bij een keuze op deze punten:

• Gebruiksgemak: werk je er meteen mee, zonder dikke handleiding of lange training?
• Snel rapporteren: kost een verslag schrijven een minuut of een kwartier?
• Beveiliging en AVG: voldoet de leverancier aan NEN 7510, de informatiebeveiligingsnorm voor de Nederlandse zorg?
• Autorisaties: stel je per medewerker in wie welk dossier ziet?
• Support: kun je iemand bellen of appen als je vastloopt?

Vraag ook waar je gegevens staan en wat er gebeurt als je ooit wilt stoppen. Cliendo is NEN 7510 en KIWA gecertificeerd. Je gegevens staan in Nederlandse datacentra.

Veelgestelde vragen over het ECD

Wat betekent ECD?

ECD is de afkorting van Elektronisch Cliëntendossier. Het is het digitale dossier waarin een zorgorganisatie alle informatie over een cliënt bijhoudt: contactgegevens, afspraken en rapportages.

Wat is een ECD in de zorg?

In de zorg is het ECD het systeem waarin professionals samenwerken rond één cliënt. Je legt er afspraken en observaties in vast, zodat je collega’s en jij altijd van dezelfde informatie uitgaan.

Kun je overstappen vanaf papier of Excel?

Ja. De meeste organisaties beginnen met de dossiers van cliënten die op dat moment in zorg zijn en laten oude dossiers staan waar ze staan. Wat een systeem kost en wat een overstap vraagt, lees je op de pagina over de kosten van een ECD.

Hoe snel kun je starten met een ECD?

Dat verschilt per leverancier. Bij Cliendo maak je zelf een account aan, richt je het dossier meteen in en werk je 30 dagen gratis.

Ga je daarna door, dan blijft alles wat je hebt ingevoerd gewoon staan.

Zelf uitproberen

Of een systeem bij je past, merk je pas als je het opent en er een dossier in aanmaakt. Je probeert de ECD-software van Cliendo 30 dagen gratis, zonder creditcard en zonder verplichtingen.

Mogelijk ook interessant

• Wat is het verschil tussen een ECD en een EPD?
• Wat kost een ECD?
• Wat is een cliëntvolgsysteem?
• Wat is een zorgdossier?
• Wat is een zorgplan?